為規範天辰釘釘使用和管理,強化信息傳遞的及時性、可控性和準確性,提高工作效率,提升天辰信息化水平,根據天辰實際情況,特製訂本管理辦法。

一、總則

1.本管理辦法所稱“釘釘”是指天辰當前使用的,由阿裏巴巴出品的智能移動辦公平臺,包括釘釘平臺自有應用及天辰開通的第三方應用。

2.釘釘為天辰專門用於辦公的協同辦公平臺,僅限於辦公使用,與工作無關或違反國家法律、政府及天辰相關規定的信息與文件不得在釘釘上發布和傳遞,否則由行為人自行承擔相應責任。

3.本管理辦法對天辰各系部、處室以及天辰全體教職員工有約束力。

4.全體教職員工應認真遵守天辰保密管理辦法、教師職業道德、新時代高校教師行為準則以及與天辰簽訂的《勞動合同書》,不得將在釘釘上獲得的任何有關天辰及教師個人相關信息及文件擅自透露給天辰以外人員。

5.信息被成功發送至接收人賬號即產生“送達效力”,等同於發送人將信息當面呈送給接收人;

6.信息經接收人做出查看、下載等具體了解、控製信息的行為即產生“確認效力”,等同於接收人簽字確認已接收並知悉所接收的信息;

7.信息經刪除、轉發、撤銷、填寫、提交、結束等具體行為即產生“處理效力”,等同於行為人按具體信息顯示的內容完成工作,並為此承擔相應責任。

二、關於賬號

1.凡與天辰簽訂勞動合同且在冊的教職員工,以及各系部、處室人員等,均應註冊開通釘釘賬號,(學生遵循自願原則,有教學班級管理需要則註冊)並加入天辰組織架構。

2.註冊賬號時應用本人經常使用且能正常收聽電話、接收短信及連接到網絡的電話號碼。更換電話號碼時,應及時變更釘釘賬號綁定的電話號碼,無須重新註冊賬號。

3.賬號應當使用本人真實姓名顯示,格式為天辰統一要求格式(部門+姓名+電話號碼),不得修改為非本人真實姓名以外的其他名稱或符號。

4.新進入天辰的教職員工,在組織人事處確認辦理入職手續後,由組織人事處或系部負責人向教職員工本人推送註冊賬號的信息,教職員工本人根據提示註冊賬號,並申請加入所屬部門。

5.教職員工調整工作部門時,經過組織人事處正式通知後,由所屬部門負責人邀請或個人及時申請調整至相應組織架構,並修改完善個人信息。

6.存在下列情況之一的,應及時將賬號從天辰或下屬組織架構中移除:

(一)與天辰終止勞動合同關系的;

(二)辦理退休手續的;

(三)雖未辦理退休手續,但根據天辰安排被告內退的;

(四)晉升或調離本單位到其他單位任職的;

(五)其他原因,不再需要在天辰組織架構內的。

三、關於登陸

1.凡納入天辰組織架構中的教職員工,在工作時間內必須登陸釘釘賬號,無故不得離線,以確保能及時接收及發送工作信息。若因未正常登陸導致延誤工作,由該賬號教職員工承擔相應責任。

2.賬號可以通過電腦端或移動端登陸,也可同時登陸,且消息互相即時同步。

3.若不在本人設備上登陸時,離開前應及時退出,避免賬號被他人使用。

4.各系部、處室以及相關負責同誌以及管理員應當確保賬號常在線狀態,及時維護並管理群消息。

四、功能使用

天辰使用的釘釘平臺功能主要包括消息、釘消息、文檔、通訊錄、雲盤、視頻會議、OA工作臺審批等應用,以及後續開放的其他應用及入口。

(一)消息

1.消息主要用於發送及接收文字、語音以及圖片、文檔等文件。

2.平臺內消息具有狀態提醒功能,只要未提示“發送失敗”即已成功發送給接收人,點擊查看後即顯示為“已讀”狀態。

3.消息接收人未及時查看時,發送人可選擇轉為“釘消息”,經轉為“釘消息”後接收人無故仍不查看並導致工作延誤的,接收人根據天辰相應製度承擔責任。情況緊急的,發送人應當及時電話聯系接收人。

(二)釘消息

1.釘消息主要用於將普通消息轉為手機短信、電話語音提醒,實現對消息的強化提醒,並可用於部門工作安排、會議及活動預約、個人日程安排等。

2.對於消息接收人未及時查看消息或審批流程中責任人未及時完成審批的,以及其他需要強化提醒消息接收人的,可通過轉化釘消息或者直接發送釘消息,收到釘消息的人員,應點擊消息進行接收確認,以提升溝通效率。

(三)通訊錄

1.通訊錄主要用於記錄教職員工姓名、聯系電話、所在單位、工作崗位及工作狀態等信息。

2.通訊錄信息涉及電話號碼等個人隱私,僅用於天辰內部工作聯系,不得直接或間接向天辰以外人員透露通訊錄中記錄的他人信息,否則違反《中華人民共和國刑法》《中華人民共和國網絡安全法》《中華人民共和國民法總則》以及個人信息保護的法律規定之其他法律規定的,將移交司法機關處理。

(四)釘盤

1.釘釘雲盤主要用於存儲個人文件、發布公共文件及共享文件。其中“我的文件”由賬號本人使用管理,“共享文件”可由教職員工上傳需向特定或全體教職員工共享的文件,“企業文件”可由教職員工上傳供全體教職員工瀏覽或下載的文件。

2.上傳人員一般不得在“企業文件”中上傳容量超大文件,所上傳的文件失去使用價值時應及時刪除,或經管理員提醒後及時刪除。管理員在收到其他人員舉報或天辰領導指示後,可直接刪除。

3.在工作學習交流中不得使用釘盤存儲國家、工作等相關秘密。

(五)視頻會議

1.視頻會議主要用於各部門或教職員工之間進行即時視頻+語音溝通,根據釘釘平臺的通道入口,一般由部門或者項目負責人發起。

2.各部門應指定專門人員作為視頻會議聯系人,負責視頻會議的調試及會議期間的即時管理;並將聯系人應當報送天辰辦公室備案,聯系人變更時,須及時至天辰辦公室報備。

3.各部門在使用視頻會議時應確保網絡暢通,會議期間禁止使用辦公網絡在線觀看視頻或者下載大容量網絡資源。會議盡量使用具備主流配置且運行流暢的計算機,條件具備的可以配置話筒、攝像頭等外設,以提升視頻會議質量。

(六)OA工作臺審批

1.審批主要用於部分工作的在線審批及送閱,包括個人請假審批、用車申請、印章使用及其他審批流程。

2.發起人根據工作需要填寫流程所需信息,按照相關管理製度對於具體工作流程的要求,交由相應人員處理。流程辦理結束後,發起人應及時保存或者打印紙質流程單存檔。

3.收到審批流程後,主辦人、經辦人、會簽人應根據流程要求及時辦理,須在當前步驟辦理結束的,進行結束流程操作,須其他人員繼續辦理的,進行轉交下一步操作。

4.全體教職員工應經常通過工作臺進入OA審批查看工作情況,及時處理本人收到的工作流程;流程各步驟主辦人應當隨時關註流程進度,及時提醒相應人員辦理流程。

5.其他應用或新啟用的應用,應當根據應用的使用規則使用。

五、關於管理

1.釘釘辦公平臺的管理員分主管理員及子管理員。主管理員由天辰黨政辦公室指定人員負責;子管理員根據具體工作需要及領導決定,由主管理員進行設定。主管理員負責協助釘釘專家維護平臺的正常運轉,負責平臺內各應用的授權設置及專業性不強的應用維護。子管理員在授權範圍內負責相應應用及功能的維護與管理。

2.在使用過程中嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和天辰工作規定,不得在群內發布討論與工作無關或違反國家法律、政府及天辰相關規定的信息與文件,不得在釘釘上發布和傳遞涉密及敏感信息,否則由行為人自行承擔相應責任。

3.規範正確使用釘釘平臺,不使用釘盤存儲國家秘密;不使用審批功能處理國家秘密;不使用智能會議室功能召開涉密會議;不使用直播功能直播涉密活動;不隨意使用臉部識別等功能,以保護生物信息、敏感地理位置、出行信息不泄露。

4.定期組織部門人員學習《中華人民共和國保守國家秘密法》以及《天辰平台釘釘使用管理暫行辦法》,不斷強化幹部職工保密意識,切實提升保密防範技能。

5.科學規範群管理,按照“誰建群誰負責”“誰管理誰負責”的原則,對內所建群原則上是在天辰、系部、處室組織架構下。

6.各部門主要負責同誌要對所屬群做到底數清、情況明,註重優化整合、切實提高使用率。

7.部門群須由系部、處室主要負責同誌擔任群主,部門所屬群群主應由項目負責或政治素質過硬,責任心強的同誌擔任,並選定至少1名管理員。

8.規範群成員管理,各管理員嚴把人員入群審核關,群成員應為我院在職教職員工,其他人員不得加入,定期對群內人員進行核查清理。    

9.加強天辰組織構架之外群管理,加強對部門處室成員個人所建群的管理,重點突出對班級群的管理。

10.本管理辦法自發布之日起生效。